Spar penge gennem lean tilbudsproduktion

Offentlige udbud hævdes at være en dyr affære for leverandørerne, fordi transaktionsomkostningerne
i forbindelse med tilbudsudarbejdelse ofte er høje i forhold til kontraktens værdi.
Ifølge Dansk Erhverv, er det noget, som især de mindre virksomheder lider under.

Transaktionsomkostningerne i forbindelse med udbud kan imidlertid nedbringes markant gennem
standardisering af tilbudsproduktionen baseret på lean-tankegangen og genbrug.

Ved begrænsede og offentlige udbud skal tilbudsgiverne som regel levere de samme oplysninger
og opfylde de samme formalia. Der er altså et stort potentiale for at holde transaktionsomkostningerne
nede gennem standardisering af prækvalifikationsansøgninger og dokumentation
for opfyldelse af udvælgelseskriterier. Professionelle virksomheder benytter standardiseret
prækvalifikationsmateriale, der kan tilrettes og sendes til ordregiver i løbet af 4-8 timer. Det
reducerer transaktionsomkostningerne til et minimum.

Det er imidlertid kun få danske virksomheder, der benytter standardiseret tilbudsmateriale. På de
fleste virksomheder udarbejder medarbejderne tilbudsteksterne ”from scratch”, når der skal skrives
et nyt tilbud, eller genbruger tekster fra tidligere tilbud med det resultat, at der ofte afleveres tilbud,
der er behæftet med fejl og unøjagtigheder. Denne ineffektive måde at arbejde på resulterer i
ineffektiv ressourceudnyttelse og unødvendigt høje transaktionsomkostninger, for ikke at tale om
dårlig tilbudskvalitet og dermed forringede vinderchancer ved udbud.

Den oplagte løsning for virksomheder, der ønsker at skære ned på deres transaktionsomkostninger,
er lean tilbudsproduktion. Den forbedrer salgsorganisationens operationelle
effektivitet, salgsperformance og lønsomhed gennem anvendelse og genbrug af grydeklare best
practice beskrivelser af processer, ydelser, produkter, koncepter, kundecases, referencer,
illustrationer mv., der tilrettes i forbindelse med konkrete tilbud.

Lean tilbudsproduktion giver mulighed for at nedbringe transaktionsomkostningerne med typisk
25%-35% gennem reduceret ressourceforbrug og øger samtidig produktiviteten, da virksomheden
kan udarbejde flere tilbud med færre ressourcer.

Af André Rossmann
ar@bidmanager.dk