Stram op på din tilbudsproces

Selv om evidensbaserede undersøgelser viser, at virksomheder, der anvender en veldefineret og
struktureret salgs- og tilbudsproces, vinder flere offentlige og private udbud, har mere end 66% af
de danske virksomheder ikke nogen formaliserede salgs- og tilbudsprocesser. Det viser en
undersøgelse, som IT-firmaet Avanade har gennemført i 2014.

Er du usikker på, om dine sælgere og bid managers har brug for en mere struktureret tilgang til
tilbudsudarbejdelse, kan du foretage et realitetstjek ved at bruge følgende checkliste over
symptomer på manglende tilbudsproces:

  • Der går ofte flere dage, før udbudsbekendtgørelser og udbudsmateriale bliver
    realitetsbehandlet af relevante medarbejdere. Det betyder færre dage til tilbudsarbejde og
    dermed mere stressende arbejdsvilkår med forringet tilbudskvalitet til følge.
  • Da sælgerne måles på omsætning, byder de på alle udbud uden at tænke på vinderchancerne
    og omkostningerne ved at udarbejde tilbud. Den forkerte logik er, at jo mere vi byder, desto
    større er chancerne for at vinde. Og få en bonus.
  • Ofte besluttes det at byde, selv om organisationen mangler kunderelationer, markeds- og
    konkurrentviden, interne ressourcer, tid, faglige kompetencer og relevante referencer.
  • Bid teams bemandes typisk med medarbejdere, som er ledige (”på bænken”) eller som har
    plads til en ekstra opgave ved siden af deres daglige driftsopgaver, mens de bedst
    kvalificerede er allokeret til fakturerbare opgaver.
  • Bid manager-rollen varetages ad hoc af tilfældige medarbejdere. Tilbudsarbejdet præges af
    vilkårlighed og manglende systematik. Alle gør hvad de synes er bedst.
  • Der gøres ingen forsøg på at standardisere, effektivisere og forenkle tilbudsproduktionen
    baseret på lean-tankegangen og genbrug.
  • Sælgerne deltager kun i begrænset omfang i tilbudsarbejdet, som overlades til teknisk
    personale i leveranceorganisationen. Relevant kunde- og markedsviden bliver sjældent
    overført fra sælgeren til bid teamet.
  • Bid teamets fokus er på besvarelse af de tekniske udbudskrav, mens kundens
    forretningsmæssige problemstillinger, behov og udbytte nævnes perifert eller slet ikke.
  • Tilbud forsynes sjældent med resuméer (Management Summaries), som har den vigtige
    opgave at formidle tilbuddets forretningsværdi til ikke-tekniske, forretningsorienterede
    beslutningstagere.
  • Bid teamet kvalitetssikrer selv de færdige tilbud. Eksterne specialister eller mellemledere
    inddrages sjældent i review-arbejdet.
  • Der afleveres tilbud med stavefejl, ukorrekt sprogbrug og sjusket formatering, hvilket sætter
    spørgsmålstegn ved virksomhedens kvalitetssans og professionalisme og trækker fra i
    bedømmelsen.
  • Der evalueres ikke på det afsluttede tilbudsarbejde og der indsamles ikke erfaringer til
    registrering af best practice med henblik på at optimere tilbudsprocessen, tilbudsproduktionen
    og tilbudskvaliteten.

Kan du nikke genkendende til ovenstående, er der meget, der tyder på, at jeres tilbudsproces bør
strammes op. Det vil på sigt sikre jer en højere win rate og dermed øget omsætning.

Af André Rossmann
ar@bidmanager.dk