AI er ikke længere science fiction for bid managers. Det er et værktøj du kan bruge i dag for at spare timer hver uge og fokusere på det strategiske arbejde. Men lad os være ærlige - der er også meget hype og bullshit derude.
Her er hvad der faktisk virker, baseret på hvad danske bid teams bruger lige nu.
AI er som en brilliant medarbejder der starter forfra hver morgen. Den har læst alle bøgerne, kender alle metoderne, men har glemt jeres kunders navn og hvad I lovede dem sidste uge.
Fordelen: Ingen dårlige vaner, ingen "sådan plejer vi at gøre"
Ulempen: Ingen institutionel hukommelse, ingen relationer, ingen kontekst
Praktisk løsning - byg en "Company Context" prompt-skabelon:
Du hjælper [virksomhed] med et tilbud.
Vi har leveret til kunden før: [projekt X i 2023]
Vores differentiator er: [unik kompetence]
Kunden værdsætter særligt: [fra sidste evaluering]
Undgå at nævne: [tidligere problemer/konkurrenter]
Prompt der virker:
Skriv et executive summary til et offentligt udbud.
Kunden er [organisation].
De søger [løsning].
Vores styrker er [list 3-5 punkter].
Max 1 side. Professionel tone men ikke for formel.
Start med kundens behov, ikke os selv.
Prompt:
Omskriv denne tekniske beskrivelse så en ikke-teknisk indkøber forstår værdien:
[Indsæt teknisk tekst]
Fokuser på fordele, ikke features.
Brug konkrete eksempler.
Prompt:
Gennemgå denne tilbudstekst for:
- Stavefejl og grammatik
- Konsistent brug af tid (nutid/datid)
- Om vi svarer direkte på spørgsmålet
- Gentagne ord eller formuleringer
[Indsæt tekst]
Her bliver det virkelig interessant. Upload PDF'en til ChatGPT eller Claude og brug disse prompts:
List alle obligatoriske krav (SKAL-krav) fra dette udbudsmateriale.
Grupper dem efter:
1. Tekniske krav
2. Dokumentationskrav
3. Kommercielle krav
4. Tidsfrister
Inkluder sidetal for hver reference.
Baseret på udbudsmaterialet, identificer:
1. Krav vi umiddelbart kan opfylde
2. Krav der kræver partnere/underleverandører
3. Krav vi ikke kan opfylde
4. Uklare krav der kræver spørgsmål til ordregiver
Hvad vægter i evalueringen?
Lav en tabel med:
- Kriterium
- Vægt i %
- Hvad de specifikt kigger efter
- Hvordan vi scorer højt
Dette er en game-changer for store tilbud med mange krav:
Tjek at vi har svaret på alle krav:
Udbudskrav: [indsæt kravliste]
Vores svar: [indsæt tilbudstekst]
Output som tabel:
- Krav nr.
- Besvaret (Ja/Nej)
- Hvor i tilbuddet (side/afsnit)
- Mangler
Gennemgå ESPD-krav og list:
1. Hvilke dokumenter skal vi uploade
2. Hvilke erklæringer skal underskrives
3. Hvilke beviser kan kræves ved kontraktindgåelse
4. Typiske fejl at undgå
Lad os være realistiske om AI's begrænsninger:
AI vil hellere give dig 10 sider almindelig tekst end 1 side exceptionel tekst. Den går efter "godt nok" når du har brug for "wow".
Eksempel på problem:
Prompt: "Skriv et værditilbud for vores IT-løsning"
AI output: "Vores skalerbare, innovative løsning sikrer
effektiv digitalisering og øget ROI gennem optimerede
processer..."
Translation: Generic corporate bullshit ingen husker
Løsningen - tvang AI til at være specifik:
Bedre prompt: "Skriv et værditilbud UDEN disse ord:
innovative, skalerbar, synergi, optimere, digitalisering.
Brug konkrete tal og eksempler.
Start med kundens største irritation."
AI er trænet på millioner af tilbud. Den ved hvad der "normalt" står. Problemet? Du vinder ikke udbud ved at være normal.
Test det selv:
Anti-average strategier:
"Gør det modsatte" prompten:
Alle andre tilbud starter med 'Vi er stolte af...'.
Start vores med noget ingen andre ville skrive.
"Kill your darlings" metoden:
Fjern de 5 mest forudsigelige sætninger fra denne tekst
"Kundens mareridt" vinklen:
Start med det der holder CFO'en vågen om natten
ALDRIG upload disse til ChatGPT/Claude:
Sikre alternativer:
AI hallucinerer særligt ved:
Regel: Hvis det kan blive spurgt ind til, så verificer det manuelt.
Fase 1: Research & Analyse (AI: 80% / Menneske: 20%)
Fase 2: Strategi (AI: 20% / Menneske: 80%)
Fase 3: Produktion (AI: 60% / Menneske: 40%)
Fase 4: Kvalitet (AI: 40% / Menneske: 60%)
Lav en prompt-bank
Start med ikke-fortrolig data
Mål effekten
AI gør ikke dårlige bid managers gode. Den gør gode bid managers hurtigere.
Hvis dit tilbud var kedeligt før AI, bliver det bare kedeligt på halv tid nu.
Men hvis du forstår at bruge AI som en forstærker, ikke en erstatning, for din ekspertise, så kan du:
Den virkelige konkurrencefordel?
Det er ikke at have AI. Alle får AI.
Det er at vide hvornår du IKKE skal bruge den.
Du behøver ikke blive AI-ekspert overnight. Start med én use case, få det til at virke, og byg derfra.
Og husk, AI er et værktøj, ikke magi. Det bedste tilbud vinder stadig fordi det forstår kundens behov bedst. AI hjælper dig bare med at bruge mindre tid på det kedelige og mere tid på det strategiske.