Hvad er SKI? - guide for bid managers

Hvis du har været på ski.dk, ved du sikkert allerede hvad jeg mener. Deres forside fortæller at de er "hele den offentlige sektors indkøbsservice" - men hvad betyder det egentlig? Lad mig forklare det i almindeligt dansk.

Problemet SKI løser

Danmark har 98 kommuner, 5 regioner og utallige statslige institutioner. Hver eneste en af dem skal købe ting. Computere, kontormøbler, rådgivning, byggearbejde, kantinedrift - du kender programmet.

Forestil dig nu hvis hver af de 98 kommuner skulle gennemføre deres eget EU-udbud hver gang de skulle købe bærbare computere. Det ville være vanvittigt ineffektivt. Hver kommune skal ansætte udbudseksperter, bruge måneder på at udarbejde udbudsmateriale, evaluere tilbud. Og så skal leverandørerne lave 98 separate tilbud for stort set det samme produkt.

Det er dér SKI kommer ind.

Hvad SKI faktisk gør

SKI står for Staten og Kommunernes Indkøbsservice. De blev grundlagt i 1994 som et offentligt ejet selskab (55% stat, 45% KL). Deres hele formål er at gøre offentligt indkøb mere effektivt.

Sådan virker det: I stedet for at 98 kommuner hver især gennemfører separate udbud på bærbare computere, så gennemfører SKI ét stort EU-udbud på vegne af hele den offentlige sektor. Resultatet bliver en rammeaftale - en forhåndsforhandlet kontrakt som alle offentlige indkøbere kan bruge.

Konkret betyder det:

• SKI gennemfører 15-20 store EU-udbud om året
• Hver aftale bliver til en rammeaftale der typisk løber i 4 år
• Lige nu har SKI 40-45 aktive rammeaftaler
• 1.337 leverandører er på SKI-aftaler (87% er små og mellemstore virksomheder)
• Aftalerne dækker alt fra IT og kontorartikler til rådgivning og byggearbejde

Når en kommune så skal købe bærbare computere, går de ind på SKI's rammeaftale, vælger en leverandør (der allerede er godkendt og prissat), og bestiller. Ingen månedlang udbudsproces. Ingen ansøgningsfrister. Bare en simpel bestilling.

Hvorfor du som bid manager skal kende til SKI

Her er den vigtige del: SKI-aftaler udgør 3,4% af alt offentligt indkøb i Danmark. Det lyder måske ikke af meget, men det offentlige køber ind for cirka 424 milliarder kroner om året. Det er ret mange penge.

At vinde en SKI-rammeaftale er fundamentalt anderledes end at vinde et enkelt udbud. Når du vinder et SKI-udbud, får du ikke én kunde - du får potentielt adgang til hundredvis af offentlige kunder over en 4-årig periode.

Det betyder også at konkurrencen er hård. Du skriver ikke et tilbud til Aarhus Kommune - du skriver et tilbud der skal kunne fungere for både Dragør Kommune og Region Nordjylland. Du skal kunne skalere. Du skal kunne dokumentere at du kan levere til hele landet.

Mange af de stillingsopslag jeg ser som bid manager kræver erfaring med SKI-udbud. Det er ikke fordi processen er fundamentalt anderledes end andre EU-udbud - udbudsloven er stadig udbudsloven. Men det kræver en anden strategisk tilgang.

Hvor starter du?

Hvis du er ny som bid manager og vil lære om SKI, så start her:

ski.dk/udbud - Se alle aktive SKI-udbud. Download et udbudsmateriale og læs det igennem, selv hvis din virksomhed ikke skal byde. Det giver dig en fornemmelse for skalaen.

SKI's Årsdage - En årlig konference hvor SKI samler hele det offentlige indkøbsmiljø. Gratis at deltage. Perfekt til netværk og til at forstå de aktuelle trends.

ski.dk/viden - SKI's videncenter har guides om offentligt indkøb som faktisk er ret gode. Brug dem.

Hvad du skal huske

SKI er ikke bare en af mange ordregivere. De er infrastrukturen som en stor del af dansk offentligt indkøb kører på. Som bid manager i Danmark skal du forstå hvordan rammeaftaler fungerer, hvad der gør et SKI-udbud anderledes, og hvordan du positionerer din virksomhed til at vinde adgang til hele den offentlige sektor gennem én kontrakt.

Du behøver ikke være SKI-ekspert fra dag ét. Men du skal vide at de eksisterer, hvad de laver, og hvorfor det betyder noget for dit arbejde.