Sådan bliver du bid manager - den ærlige guide

7 minutters læsning

Jeg får ofte spørgsmålet: "Hvordan kommer jeg ind i bid management?"

Det korte svar er at der ikke findes én vej. Jeg kender bid managers der startede som ingeniører, jurister, projektledere, og endda en der kom fra HR. Men der er nogle mønstre i hvordan folk kommer ind, og nogle genveje ikke alle kender til.

Hvad du egentlig skal kunne

Lad mig starte med at aflive en myte. Du behøver ikke være ekspert i offentlige udbud for at starte. Du behøver ikke engang vide hvad SKI står for. Det jeg kiggede efter da jeg ansatte min første junior bid manager var noget helt andet.

Kan du læse 200 sider på en weekend og bagefter forklare de vigtigste pointer på én side? Så har du den vigtigste kompetence. Bid management handler i bund og grund om at fordøje enorme mængder information og destillere det ned til det essentielle.

Den næstvigtigste kompetence er at kunne få folk til at levere ting de ikke har lyst til at levere. Som bid manager har du sjældent direkte autoritet over de eksperter du skal have input fra. Ingeniøren har travlt med sit projekt. Juristen har andre prioriteter. Men du skal have deres input, og du skal have det i morgen. Hvis du kan navigere det uden at skabe fjender, så har du potentiale.

Din vej ind afhænger af hvor du starter

Hvis du allerede arbejder i en virksomhed der byder på udbud, har du den nemmeste vej. Næste gang der kommer et tilbud, så sig til din chef at du gerne vil hjælpe. Start med det kedelige. Tilbyd at lave formatering, holde styr på versionskontrol, booke møder. Det lyder måske ikke sexet, men du lærer processen indefra. Efter to-tre tilbud hvor du har vist at du kan levere, beder du om mere ansvar.

Jeg startede selv sådan. Jeg var ansat som teknisk konsulent, men jeg rakte hånden op da vi manglede nogen til at koordinere et tilbud. Fire måneder senere var jeg de facto bid manager på en 50 millioner kroners kontrakt. Ikke fordi jeg var ekspert, men fordi jeg tog ansvar og leverede.

Hvis du kommer udefra er vejen lidt længere, men ikke umulig. Start med at forstå dit eget udgangspunkt. Kommer du fra projektledelse? Fremhæv din evne til at styre komplekse processer med mange interessenter. Er du jurist? Fokuser på din forståelse for kontrakter og compliance. Har du en kommunikationsbaggrund? Så er det din evne til at skrive klart og overbevisende du skal sælge.

Den oversete indgang: Coordinator-rollen

Her er et trick de færreste kender. Søg efter stillinger som "Bid Coordinator" eller "Proposal Coordinator" i stedet for Bid Manager. Kravene er typisk lavere, men du får adgang til samme miljø. Som coordinator lærer du processen, opbygger netværk og beviser din værdi. Efter 12-18 måneder kan du søge internt eller eksternt som bid manager med reel erfaring på CV'et.

En tidligere kollega gjorde præcis dette. Hun startede som bid coordinator hos NNIT direkte fra universitetet. Hun tog alle de kedelige opgaver ingen andre ville have. Hun sørgede for at dokumenterne altid var opdaterede, at møderne kørte som smurt, at alle deadlines blev overholdt. Efter 14 måneder fik hun tilbudt en stilling som junior bid manager. I dag, fem år senere, leder hun bid-afdelingen.

Praktik er din hemmelige våben

Flere danske virksomheder tilbyder praktikpladser specifikt inden for bid management. Kamstrup i Stilling har et struktureret program. Systematic i Aarhus tager også praktikanter ind. Selv hvis praktikken er ulønnet eller dårligt betalt, er det en investering. Du får tre til seks måneder hvor du kan bevise dit værd, og vigtigst af alt, du får bid management erfaring på CV'et.

Hemmeligheden ved praktik er at behandle det som en forlænget jobsamtale. Vær den første på kontoret. Tag noter til alle møder. Tilbyd at lave de opgaver andre ikke gider. Efter praktikken har du enten et jobtilbud eller et stærkt netværk og en anbefaling.

Certificering som genvej

APMP Foundation certificering er bid management verdens kørekort. Den tager tre dage og koster omkring 15.000 kroner. Er det nødvendigt? Nej. Men det sender et signal om at du er seriøs. Når jeg ser APMP på et CV ved jeg at personen kender de grundlæggende begreber og processer.

Men pas på fælden. Certificering uden praktisk erfaring er som et kørekort uden køretimer. Kombinér altid certificering med reel erfaring, selv hvis det bare er at hjælpe en lokal virksomhed med deres første tilbud.

Dit første tilbud - hvad du virkelig skal forberede dig på

Lad mig være ærlig om hvordan dit første rigtige tilbud kommer til at føles. Du får udbudsmaterialet, måske 400 sider, og din første tanke er panik. Hvordan skal du overhovedet starte? Hvad hvis du misser noget kritisk?

Her er sandheden: Alle føler det sådan første gang. Jeg glemmer aldrig mit første store tilbud. Jeg læste de samme 50 sider tre gange fordi jeg var sikker på jeg havde misset noget. Jeg havde ikke. Men den følelse af overvældelse er normal.

Start med at læse evalueringskriterierne. Ikke kravspecifikationen, ikke kontraktudkastet, men evalueringskriterierne. Det er her du finder ud af hvordan i vinder. Alt andet er støj indtil du forstår hvad kunden faktisk vægter.

Dernæst laver du en simpel plan. Ikke en kompliceret projektplan med 200 linjer, men en simpel oversigt: Hvem skal levere hvad hvornår. Den første gang tog det mig tre dage at lave denne plan. Nu tager det tre timer. Det kommer med erfaring.

Fejl du kommer til at lave (og det er okay)

Du kommer til at glemme at bede om en reference fra en vigtig kunde. Du kommer til at sende version 3 i stedet for version 4 til review. Du kommer til at booke et møde hvor halvdelen ikke kan deltage. Det er okay. Alle laver disse fejl i starten.

Den største fejl jeg ser nye bid managers lave er at prøve at gøre alting selv. De vil ikke forstyrre de travle eksperter. De vil bevise de kan klare det. Men bid management er en holdsport. Din opgave er ikke at skrive alle svarene selv, men at orchestrere dem der kan.

En anden klassisk fejl er at tro at mere tekst er bedre. Første gang jeg skrev et tilbud gjorde jeg executive summary til fem sider. Min chef reducerede det til én side. "Evaluator har 10 tilbud at læse," sagde hun. "Gør det nemt for dem at vælge os." Den lektie glemmer jeg aldrig.

Virksomheder der giver dig en chance

Nogle virksomheder er kendt for at give nye bid managers en chance. Systematic i Aarhus har et godt track record for at træne folk op. De har tålmodighed og investeringsvilje. Netcompany kaster dig ud på dybt vand, men du lærer hurtigt. PwC og de andre store konsulenthuse har strukturerede programmer, men konkurrencen er hård.

Men glem ikke de mindre spillere. Konsulenthuse som FORTEM eller Tenbid specialiserer sig i at hjælpe andre med tilbud. Her får du eksponering til mange forskellige typer tilbud på kort tid. Det er intenst, men læringskurven er stejl.

Netværket du ikke vidste du havde brug for

LinkedIn er din ven, men ikke på den måde du tror. Følg ikke bare danske bid managers. Engager med deres indhold. Kommenter substantielt på deres posts. Del artikler om offentlige udbud med din egen vinkel.

APMP Denmark holder regelmæssige events. Gratis for ikke-medlemmer at deltage første gang. Mød op. Også selvom du føler dig som en bedrager der ikke hører til. Alle startede et sted. Folk i bid management verdenen er overraskende hjælpsomme hvis du viser oprigtig interesse.

Hvordan du rent faktisk starter i morgen

Åbn udbud.dk eller ted.europa.eu. Find et hvilket som helst udbud inden for en branche du har bare lidt interesse for. Download udbudsmaterialet. Ja, nu. Mens du læser dette.

Brug to timer på at læse det. Ikke for at forstå alt, men for at få en fornemmelse for strukturen. Hvordan er det organiseret? Hvor er kravene? Hvor er evalueringskriterierne? Hvor er tidsplanen?

Næste skridt: Skriv en one-pager om hvordan du ville gribe dette tilbud an hvis du var bid manager. Hvem ville du involvere? Hvilke dele ville være sværest? Hvad ville din strategi være for at skille jer ud?

Tillykke. Du har nu mere praktisk erfaring med udbudsmateriale end 90% af dem der søger bid manager stillinger.

Den ubehagelige sandhed om timing

Der er ikke et perfekt tidspunkt at starte som bid manager. Markedet er cyklisk. Nogle måneder er der fem opslag, andre måneder ingen. Men hvis du venter på det perfekte opslag med de perfekte krav på det perfekte tidspunkt, venter du for evigt.

Min erfaring er at august og januar er de bedste måneder at søge. Virksomheder har nye budgetter og nye projekter. Men sandheden er at den bedste tid at starte er når du er klar til at tage springet.

Dit mindset betyder alt

Bid management er ikke for alle. Hvis du har brug for forudsigelighed, ros hver dag og klare succeskriterier, så find noget andet. Men hvis du kan lide at løse komplekse problemer, arbejde under pres og se direkte resultater af dit arbejde, så findes der få roller der er mere givende.

Du kommer til at arbejde på tilbud du er sikker på i vinder, som i taber. Du kommer til at bruge uger på noget der bliver aflyst i sidste øjeblik. Du kommer til at få skylden når noget går galt og sjældent ros når det går godt.

Men du kommer også til at stå med kontrakten på 100 millioner som du var med til at vinde. Du kommer til at se din virksomhed vokse på grund af dit arbejde. Du kommer til at udvikle kompetencer der gør dig værdifuld i enhver kommerciel rolle.

Start før du er klar

Her er den vigtigste lektie: Du kommer aldrig til at føle dig 100% klar. Jeg har været bid manager i otte år og føler stadig sommerfugle når jeg åbner et nyt udbudsmateriale. Forskellen er at jeg nu ved at følelsen er normal og at jeg kan håndtere det.

Så start før du er klar. Søg den coordinator stilling selvom du ikke opfylder alle krav. Meld dig til det APMP event selvom du ikke kender nogen. Download det udbudsmateriale selvom du ikke forstår halvdelen.

Bid management er ikke raketvidenskab. Det er håndværk. Og som alt håndværk læres det bedst ved at gøre det. Så stop med at læse om det og start med at gøre det.

Velkommen til klubben. Vi har brug for dig.