SMV Guide: Kom godt i gang med offentlige udbud

En praktisk guide til små og mellemstore virksomheder der overvejer at byde på offentlige udbud - uden at gabe over for meget.

Del 1: Er udbud noget for os?

Kapitel 1: Den aerlige snak om udbud

• Udbud er en lang salgsproces (3-12 maneder fra annoncering til kontrakt)
• Det kraever ressourcer at skrive tilbud (typisk 40-200 timer per tilbud)
• Win-rate for nye leverandorer er ofte under 20%
• Sporgsmaalet: Kan vi baere at investere tid uden garanti for gevinst?

Kapitel 2: Udbud som markedsintelligens

• Laes udbud selvom du ikke byder - det er gratis markedsanalyse
• Hvad eftersporger det offentlige lige nu?
• Hvilke krav stiller de? (det afslorer hvad markedet forventer)
• Spot trends for dine konkurrenter
• Brug det til at forme jeres produktudvikling og strategi

Kapitel 3: Regnestykket der skal ga op

• Kontraktvaerdi vs. tilbudsindsats
• Hvor mange udbud skal vi byde pa for vi vinder?
• Cash flow: Kan vi vente pa betaling?

Del 2: Reference-problemet

Kapitel 4: Ingen vil have den forste

• De fleste udbud kraever 2-3 sammenlignelige referencer
• Catch-22: Du kan ikke fa opgaven uden referencer, du kan ikke fa referencer uden opgaver

Kapitel 5: Strategier til at bygge referencer

• Start med mindre kontrakter under taerskelvaerdierne
• Underleverandor-ruten: Arbejd under en etableret leverandor
• Private kunder som reference (nogle udbud accepterer dette)
• Konsortier med andre SMV'er
• Pilotprojekter og gratis proof-of-concept

Del 3: Den lange salgsproces

Kapitel 6: Tidslinjen du skal forsta

• For udbuddet: Markedsdialog og forberedelse (lobende)
• Udbudsperiode: 30-52 dage til at skrive tilbud
• Evaluering: 1-3 maneder
• Standstill-periode: 10 dage
• Kontraktstart: Maske forst maneder efter tildeling

Kapitel 7: Udbud horer hjemme i dit CRM

• Behandl udbud som enhver anden salgsmulighed
• Track: Fundet - Vurderet - Go/No-go - Under udarbejdelse - Afleveret - Vundet/Tabt
• Log hvorfor I vandt eller tabte (laer af det)
• Saet pamindelser om deadlines og opfolgning
• Pipeline-overblik: Hvad har vi i spil?

Kapitel 8: Pipeline-taenkning

• Du skal have flere udbud i spil samtidig
• Planlaeg kapacitet til 3-5 tilbud ad gangen
• Saesonudsving: Mange udbud i foraret, faerre om sommeren

Del 4: Go/No-Go beslutningen

Kapitel 9: De 10 sporgsmal for du byder

1. Har vi referencerne?
2. Kan vi opfylde alle mindstekrav?
3. Kender vi kunden pa forhand?
4. Har vi kapacitet til at levere?
5. Er prisen realistisk for os?
6. Hvem er konkurrenterne?
7. Har vi tid til at skrive et godt tilbud?
8. Passer opgaven til vores strategi?
9. Hvad er sandsynligheden for at vinde?
10. Kan vi tale at tabe?

Del 5: Kom godt i gang

Kapitel 10: Hvor finder man udbud

• udbud.dk (obligatorisk for danske offentlige udbud)
• TED (EU-udbud)
• Leverandorportaler (SKI, Staten og Kommunernes Indkobsservice)
• Private udbudsportaler (Mercell, Building Supply, etc.)

Kapitel 11: Dit forste tilbud

• Laes materialet grundigt (virkelig grundigt)
• Besvar praecis det der sporges om
• Struktur og overskuelighed slar ordmaengde
• Fa andre ojne pa inden afsendelse

Bilag

• A: Tjekliste til Go/No-Go beslutning
• B: CRM-felter til udbud
• C: Nyttige links og ressourcer