Tildelingskriterier - Sådan maksimerer du din score

Du har lavet et godt tilbud. Men ved du hvordan det bliver evalueret? Tildelingskriterier afgør om du vinder eller taber. Her er hvad du skal vide.

Den kritiske forskel: Udvalgskriterier vs. tildelingskriterier

Dette er den første ting at forstå - og den mest misforståede.

Udvalgskriterier (§§ 140-143)

Minimumskrav. Bestå/ikke bestå. Handler om din virksomheds kapacitet.

Eksempler:

• Omsætning minimum 10 mio kr
• ISO 9001 certifikat
• Mindst 3 relevante referencer
• Nøglepersoner med minimum 5 års erfaring

Opfylder du ikke disse? Du er diskvalificeret før evaluering starter.

Tildelingskriterier (§ 162)

Komparativ evaluering. Bruges til at rangere kvalificerede bud. Handler om kvaliteten af din løsning.

Eksempler:

• Teknisk kvalitet af løsningen (0-40 point)
• Projektorganisation og -plan (0-30 point)
• Pris (0-30 point)

Her konkurrerer du mod andre kvalificerede tilbudsgivere.

De to hovedtyper af tildelingskriterier

1. Bedste pris-kvalitetsforhold (MEAT)

Dette er den mest almindelige tilgang. Mest economically advantageous tender.

Ordregiver evaluerer både pris OG kvalitet. Typisk opdelt 60-70% kvalitet, 30-40% pris.

Kvalitetsfaktorer kan inkludere:

• Teknisk fortjeneste
• Æstetiske og funktionelle karakteristika
• Tilgængelighed og design for alle brugere
• Sociale og miljømæssige karakteristika
• Innovative karakteristika
• Organisation og kvalifikationer af personale
• Eftersalgsservice og teknisk assistance
• Leveringsbetingelser (leveringstid, færdiggørelsesproces)

2. Laveste pris eller omkostning

Ordregiver vælger det billigste bud blandt kvalificerede tilbudsgivere.

Laveste pris: Simpel tilbudspris.

Laveste omkostning: Livscyklusomkostninger (indkøb + drift + vedligehold + bortskaffelse). Mere kompleks beregning.

Bruges typisk kun når produktet/ydelsen er fuldstændig standardiseret.

Sådan afkodes vægtningsmodeller

Dansk lov går længere end EU's minimumskrav: Ordregivende myndigheder skal offentliggøre ALLE dele af evalueringsmodellen (§ 24).

Eksempel på typisk model

Samlet scoring: 100 point

• Pris: 40 point
• Teknisk løsning: 30 point
• Projektorganisation: 20 point
• Miljø og bæredygtighed: 10 point

Sådan beregnes point typisk

Pris (relativ scoring):

Point = (Laveste pris / Din pris) × 40

Laveste bud får fuld pointscore. Jo højere pris, jo færre point.

Kvalitet (absolut scoring): Evaluatorer scorer hver kvalitetsparameter 0-5 eller 0-10, som derefter skaleres.

Kritisk indsigt: Mange vægte deres tilbud forkert. De bruger 80% af tiden på løsningen og 20% på projektplanen - men hvis projektplanen giver 20 point, skal du også bruge tilsvarende effort der.

Hvad der faktisk scorer på kvalitetskriterier

Høj-scorende elementer

Konkrete eksempler og cases "Vi har løst lignende udfordring hos Virksomhed X ved at implementere Y, hvilket resulterede i Z% forbedring."

Klare processer og metoder Ikke: "Vi sikrer kvalitet gennem grundig kontrol" Men: "Vi anvender ISO 9001-processen med følgende 5 kontrolpunkter: [liste]"

Visualisering Procesdiagrammer, tidslinjer, organisationsdiagrammer. Gør det let at forstå.

Specifik dokumentation af erfaring Ikke bare: "Erfaren projektleder" Men: "Jane Andersen, PMP-certificeret, har ledet 12 offentlige IT-projekter >10 mio kr., heraf 8 til tiden og inden for budget"

Risikovurdering og -håndtering Identificer specifikke risici for DETTE projekt og hvordan I adresserer dem.

Lav-scorende elementer

Generiske vendinger "Vi er Danmarks førende", "Vores innovative approach", "Fokus på kvalitet"

Copy-paste fra tidligere tilbud Evaluatorer ser det med det samme. Krav matcher ikke jeres svar.

Manglende konkretisering Påstande uden dokumentation eller eksempler.

Overlæssede svar 20 siders gennemgang af jeres virksomhedshistorie når spørgsmålet er om projektplanen.

Hvordan evalueringsmodellen offentliggøres

Danmark har strengere krav end EU-direktivet:

Ordregiver skal offentliggøre:

• Alle tildelingskriterier
• Vægtning mellem kriterierne
• Hvordan der scores på hvert kriterium
• Underkriterier og deres vægtning
• Beregningsmetode for point

Dette giver dig fuld gennemsigtighed. Brug det.

Strategier til at differentiere på kvalitet

1. Forstå ordregivers smertepunkter

Læs mellem linjerne i udbudsmaterialet. Hvad er deres egentlige udfordring?

Hvis de lægger 15 point på "overførsel af viden til medarbejdere", så er det fordi de tidligere er blevet brændt af konsulenter der ikke delte viden.

2. Fokuser effort hvor pointene er

Matematisk simpelt: 30 point på teknisk løsning = brug 30% af jeres ressourcer på det afsnit.

3. Brug ordregivers eget sprog

Hvis de kalder det "adaptive metoder", så kald det også det - ikke "agile metoder". Evaluatorer skal nemt kunne krydse jeres svar af mod kravene.

4. Svar præcist på spørgsmålet

Hvis maksimum svar er 3 sider: Brug 3 sider. Ikke 2,5. Ikke 4.

Hvis de spørger om 5 ting: Adresser alle 5 tydeligt (gerne med overskrifter der matcher).

5. Front-load vigtig information

Evaluatorer ser hundredvis af sider. De første to afsnit på hvert spørgsmål er kritiske.

Sådan udfordrer du uklare kriterier

Hvis tildelingskriterier er uklare eller urimelige, kan og BØR du stille afklarende spørgsmål.

Eksempler på problematiske formuleringer

For vage: "Tilbuddets kvalitet evalueres" → Hvordan måles kvalitet konkret?

Ugennemsigtig vægtning: "Erfaring vægtes højt" → Hvad betyder "højt"? 20%? 40%?

Subjektive kriterier uden objektiveringsmetode: "Innovation og kreativitet bedømmes" → Hvilke faktorer indgår i bedømmelsen?

Sådan formulerer du spørgsmål

Send spørgsmål senest 6 dage før deadline (accelererede procedurer: 4 dage).

Eksempel: "Under tildelingskriteriet 'Teknisk kvalitet' (30 point) fremgår det ikke hvilke specifikke elementer der evalueres eller hvordan point tildeles. Kan ordregiver oplyse hvilke underkriterier der indgår og deres vægtning?"

Alle tilbudsgivere får samme svar. Brug det til at justere jeres tilbud.

De 5 dyreste fejl ved tildelingskriterier

1. Forveksler udvalgskriterier og tildelingskriterier Du bruger 10 sider på at bevise ISO-certificering (udvalgskriterie) under tildelingskriterier-sektionen.

2. Ignorerer vægtning Alle kvalitetsparameter får lige meget effort selvom pointfordelingen er 30-20-10.

3. Generiske svar Copy-paste fra sidste tilbud uden tilpasning til de specifikke kriterier.

4. Manglende kvantificering "Vi leverer hurtigt" vs "Vi leverer inden for 48 timer som krævet, med gennemsnitlig leveringstid på 24 timer baseret på vores sidste 50 ordrer"

5. For sent at stille afklarende spørgsmål Du sender spørgsmål 3 dage før deadline. Ordregiver når ikke at svare. Du gætter - og gætter forkert.

Hvad hvis du taber?

Brug din ret til debriefing. Du kan få:

• Din score på hvert tildelingskriterium
• Vinderens score
• Begrundelse for hvorfor vinder scorede højere

Dette er guld værd til næste udbud.

Overvej aktindsigt i det vindende tilbud (med respekt for forretningshemmeligheder). Du kan lære meget af at se hvad der faktisk scorer.

Praktisk tjekliste

Før du starter:

• Identificer hvilke kriterier der er udvalgskriterier vs tildelingskriterier
• Kortlæg pointfordeling og vægtning
• Identificer uklarheder og formuler spørgsmål til ordregiver

Under tilbudsudarbejdelse:

• Allokér ressourcer proportionelt med pointvægtning
• Svar præcist på hvert kriterie
• Undgå generiske vendinger - vær specifik og konkret
• Visualisér hvor det giver mening

Før indsendelse:

• Kryds-tjek at alle tildelingskriterier er adresseret
• Verificer at intet udvalgskriterium-indhold fylder tildelingskriterier-svar
• Gennemgå evalueringsmodel én gang til

Afsluttende tanker

Tildelingskriterier handler om at forstå spillet. Det handler ikke om at snyde eller game systemet - det handler om at præsentere jeres reelle værdi på den måde ordregiver bedst kan evaluere det.

De tre kerneprincipper gælder også her:

• Gennemsigtighed: Ordregiver skal offentliggøre evalueringsmodellen
• Ligebehandling: Samme kriterier gælder alle
• Proportionalitet: Kriterier skal være relevante for kontrakten

Når du forstår hvordan dit tilbud bliver evalueret, kan du optimere præsentationen - uden at kompromittere på indholdet.

Næste skridt:

• Læs om ESPD og udvalgskriterier: ESPD - Den komplette guide
• Forstå den juridiske ramme: De 8 vigtigste lovtekster for bid managers